Articole

RAPORTUL COMISIEI PROBIP - 2000

RAPORTUL COMISIEI PROBIP - 2000

cu privire la programul naţional
PERFORMANŢE ROMÂNEŞTI ÎN BIBLIOTECILE PUBLICE




I. DESCRIEREA PROGRAMULUI PROBIP - 2000

Programul Naţional Performanţe Româneşti în Bibliotecile Publice - PROBIP - 2000 a fost iniţiat de Asociaţia Naţională a Bibliotecarilor şi Bibliotecilor Publice din România (ANBPR), de Consiliul Directorilor din Bibliotecile Publice din România (CDBPR) şi s-a desfăşurat cu acordul şi sprijinul Ministerului Culturii.

COMISIA PROBIP - 2000 a fost alcătuită din specialişti cu experienţă din 13 biblioteci judeţene, conştienţi cu toţii de necesităţile perioadei actuale, dispuşi să aloce o mare parte din timpul lor problemelor pe care le ridica o astfel de cercetare dar mai ales dispuşi să convingă şi pe alţii de necesitatea evaluării în managementul de bibliotecă.

MEMBRII COMISIEI PROBIP - 2000:

1. Doina Popa - coordonator, director de specialitate, Biblioteca Judeţeană "Octavian Goga" Cluj
2. Silvia Nestorescu - expert consultant, Centrul pentru Formare, Educaţie Permanentă şi Management în Domeniul Culturii
3. Liviu-Iulian Dediu - director adjunct, Biblioteca Judeţeană "V.A.Urechia" Galaţi
4. Catinca Agache - şef serviciu, Biblioteca Judeţeană "Gh.Asachi" Iaşi
5. Rodica Drăghici - director, Biblioteca Judeţeană "P.Istrati" Brăila
6. Marilena Donea - şef serviciu, Biblioteca Judeţeană "D.Sturdza" Bacău
7. Grigoruţă Costache - Biblioteca Judeţeană "M.Eminescu" Botoşani
8. Dorina Latiş - Biblioteca Judeţeană "P.Dulfu" Maramureş
9. Elena Codescu - şef serviciu, Biblioteca Judeţeană "G.T.Kirileanu" Neamţ
10. Paula Bojan - şef birou, Biblioteca Judeţeană Satu - Mare
11. Olimpia Pop - director, Biblioteca Judeţeană Bistriţa Năsăud
12. Ghiţă Dumitru - director, Biblioteca Judeţeană "Al.Odobescu" Călăraşi
13. Ana-Maria Mărilă - şef serviciu, Biblioteca Judeţeană "O.Densuşianu" Hunedoara
14. Kapacz Katalin - director, Biblioteca Judeţeană Harghita
15. Bedö Melinda - şef birou, Biblioteca Judeţeană Harghita

Mulţumirile mele sunt adresate în primul rând colegilor cu care am format echipa restrânsă a bibliotecilor judeţene participante la PROBIP - 2000 dar şi celor care au intrat în echipa mare formată cu cele 48 de biblioteci municipale, orăşeneşti şi comunale din judeţele noastre care au intrat în etapa a doua.

Mulţumesc colegilor de la Biblioteca Judeţeană "Octavian Goga" Cluj - biliotecari şi informaticieni - împreună cu care am analizat şi am dat formă finală tuturor documentelor elaborate în cadrul Programului PROBIP - 2000.
Mulţumesc bibliotecilor judeţene (28) care au cooperat la comunicarea datelor statistice şi a indicatorilor de performanţă contribuind la refacerea unui tablou statistic pe o perioadă de 8 ani (1991 - 1998) şi făcând astfel posibilă colaborarea la Programul European LIBECON 2000.

ANBPR - ului pentru că a avut mereu în atenţie acest program, i-a urmărit evoluţia, a sprijinit întâlnirile de lucru.

Ministerului Culturii pentru că a agreat această cercetare, a avut încredere în rezultatele ei, a susţinut informarea şi documentarea noastră extinzând la nivel de ţară, experimental, Caietul Statistic PROBIP - 2000, aplicarea indicatorilor de performanţă şi colectarea datelor statistice anuale după modelul Raportului Statistic Anual propus de Comisia PROBIP - 2000 (Note explicative pentru completarea Raportului Statistic Anual).

D-lui director Traian Brad - iniţiatorul programului, cel care l-a pus în pagină, l-a mediatizat şi l-a sprijinit pe tot parcursul.

OBIECTIVE:

- stabilirea şi aplicarea unui set de măsurători şi indicatori de performanţă pentru evaluarea activităţii de biliotecă ;
- realizarea şi utilizarea unui nou tip de statistică naţională care să cuprindă şi date financiare ;
- standardizarea terminologiei şi a definiţiilor folosite la măsurarea performanţei ;
- stabilirea datelor statistice care trebuie raportate şi a sistemului da colectare a lor.
Rezolvarea acestor obiective a necesitat: o bună informare şi documentare teoretică, monitorizarea performanţelor din bibliotecile publice, comparaţii interne şi externe, observarea tendinţelor, perfectarea instrumentelor de lucru create, clarificarea noţiunilor, a formulelor de calcul; a însemnat interpretare, selectare, adecvare. Iniţierea şi desfăşurarea unui program de asemenea anvergură, focalizat pe o categorie de biblioteci foarte bine reprezentată - peste 2800 de biblioteci publice a însemnat o răspundere deosebită şi sperăm că aplicarea în practică a rezultatelor va fi benefică pentru bibliotecile publice din România.

SCOPUL Programului PROBIP - 2000 a fost ca prin instrumentele create :
- să faciliteze evaluarea performanţei în bibliotecile publice ;
- să semnaleze prioritatea problemelor legate de management şi resurse ;
- să propună metode moderne de compilare şi prezentare a datelor statistice ;
- să propună standare raportate la nevoile utilizatorilor, tangibile în actualele condiţii economice şi posibil de revizuit odată cu progresul economic.

METODOLOGIE

Misiunea Programului PROBIP - 2000 a fost să monitorizeze performanţa bibliotecilor publice în perioada 1998 - 2000. Pentru aceasta s-au folosit ca METODE :

- investigaţia statistică / cercetarea statistică; aceasta a însemnat culegerea datelor şi valorificarea informaţiilor obţinute.
Investigaţia statistică a presupus trei etape :
1. culegerea datelor individuale de masă ;
2. prelucrarea datelor primare şi obţinerea indicatorilor ;
3. analiza şi interpretarea rezultatelor prelucrate

- cercetarea de birou; pentru aceasta s-au folosit documentaţia la care am avut acces şi informaţiile obţinute prin investigaţia statistică;

- studii de caz pe bibliotecile participante la cercetare.

Pentru uşurinţă în prelucrarea datelor şi pentru facilitarea comparaţiilor bibliotecile publice au fost grupate pe "familii" în funcţie de mărimea populaţiei ţintă. Eşantionul de biblioteci (61 în total ) a acoperit cele 9 "familii"dar nu s-a putut realiza o selecţie optimă pentru eşantionul fiecărei "familii" (adică mărimea grupei din cadrul "familiei" să difere cu cel mult 5% faţă de mărimea "familiei" în colectivitatea celor 41 de bilioteci judeţene) şi o repartizare pe tot teritoriul ţării deoarece n-au putut rămâne în echipă toate bibliotecile invitate să participe la cercetare (vezi: Harta 1 şi Harta 2).

Modalităţi de lucru (vezi Anexa 1):
- întâlniri de lucru;
- vizite;
- rapoarte anuale şi informări trimise membrilor comisiei, conducerilor bibliotecilor implicate, dar şi celorlalte biblioteci;
- analize şi informări la nivel naţional;
- seminarii şi simpozioane pentru diseminarea informaţiei;
- comunicarea informaţiilor pe Internet, în publicaţiile de informare IFLA, în reviste din ţară şi din Republica Moldova;
- participarea la Programul European LIBECON 2000.

Etapizarea cercetării

Anul I - Stabilirea colectivului de cercetare, alegerea bibliotecilor şi împărţirea lor pe "familii", stabilirea şi adoptarea terminologiei standardizate, a descriptorilor şi indicatorilor, difuzarea lor în teritoriu, precizarea datelor care trebuie colectate şi raportate, stabilirea sistemului de colectare a lor (manual sau automatizat), strângerea de rapoarte şi analiza lor, furnizarea primelor rezultate către biblioteci şi indicarea etapei următoare.

Anul II - Compararea indicatorilor realizaţi trimestrial în biblioteci din aceeaşi "familie", amplificarea ariei de cuprindere a instituţiilor şi stabilirea eşantionului care să cuprindă toate bibliotecile judeţene; alegerea eşantionelor de biblioteci municipale, orăşeneşti şi comunale şi implementarea indicatorilor statistici ce urmează a fi raportaţi; analiza datelor realizate din cele două nivele şi furnizarea primelor rezultate, pregătirea etapei următoare.

Anul III - Compararea rezultatelor din bibliotecile româneşti cu cele ale organizaţiilor similare din Europa; elaborarea unor standarde naţionale pentru indicatorii de bibliotecă şi propunerea unor indicatori de performanţă pentru bibliotecile publice; pregătirea unui acord naţional pentru încurajarea aplicării noilor standarde în vederea evaluării, diseminarea informaţiei.


II ARGUMENTAREA PROGRAMULUI PROBIP - 2000

Preocupările pentru evaluarea performanţei şi acceptarea evaluării ca funcţie managerială au devenit prioritare pentru biblioteci în momentul în care condiţiile economice au impus un control mai riguros al resurselor şi justificarea serviciilor. Până atunci evaluarea a avut un impact redus asupra bibliotecilor. S.U.A. şi Marea Britanie au fost primele ţări în care s-a dezvoltat conceptual de evaluare a performanţei care acum este foarte răspîndit.

EVALUARE = ESTIMARE - APRECIERE - MĂSURARE
- a stabili unde te afli şi unde vrei să ajungi;
- "a calcula traseul".

PERFORMANŢĂ= relaţia dintre resursele care intră în bibliotecă şi rezultatele care se obţin cu aceste resurse.

NECESITATEA EVALUĂRII este impusă de:

a) Presiuni externe:
- volumul mare de informaţie publicată (care se dublează la 15- 17 ani); bibliotecile trebuie să asigure acces utilizatorilor la o literatură de circa 2 ori mai mare ca înainte;
- utilizatorii sunt mai pretenţioşi şi aşteaptă mai mult de la biblioteci;
- informaţia stocată sub alte forme decât cea tipărită presupune echipamente adecvate de accces.
- autorităţile care finanţează trebuie la rândul lor să justifice resursele alocate bibliotecilor.

b) Presiuni interne:
- bibliotecile trebuie să-şi aprecieze activitatea atât la nivelul general, ca organizaţie, cât şi punctual, pentru fiecare serviciu în parte pentru a constata evoluţia în timp, progresul înregistrat sau absenţa progresului.
- dificultăţile de adaptare la aceste schimbări din parte personalului; refuzul schimbării datorită mentalităţii.

SITUAŢIA ÎN ROMÂNIA

Principalele presiuni care au impus nevoia de evaluare a performanţei sunt:

- necesitatea obţinerii de resurse; aceasta presupune justificarea solicitărilor, gîndirea activităţii în termenii economiei de piaţă, ai relaţiei eficienţă-cost;

- lipsa unor instrumente de comunicare cu finanţatorii; aceştia trebuie să aibă o percepţie corectă a bibliotecii şi totodată trebuie să justifice alocările de fonduri pe care le fac; trebuie să aibă criterii de apreciere atunci când decid destinaţia banilor publici;

- presiunea utilizatorilor pentru servicii noi de informare , pentru dezvoltarea şi optimizarea celor existente, pentru calitatea serviciilor; aceasta explică faptul că biblioteca este folosită mai des şi mai intens;

- necesitatea integrării în familia bibliotecilor europene; aceasta presupune armonizarea cu practicile şi standardele europene ceea ce ne conferă apoi posibilitatea de a ne compara şi de a vedea unde ne situăm în raport cu exteriorul.

UTILITATEA EVALUĂRII:

- în planificare;
- în evitarea crizelor prin depistarea zonelor cu probleme potenţiale;
- în luarea deciziilor;
- la monitorizarea progresului;
- la justificarea resurselor şi cheltuielilor.

Evaluarea performanţei nu este un scop în sine ci un mijloc prin care ne ajutăm în procesul conducerii. Toate aceste argumente susţin necesitatea acestui program naţional şi oportunitatea momentului ales.


III. INDICATORII DE PERFORMANŢĂ

SITUAŢIA INTERNAŢIONALĂ

Indicatorii de performanţă ca instrumente folosite în procesul evaluării s-au dezvoltat în perioada anilor �80. Interesul din ce în ce mai mare al bibliotecilor pentru indicatorii şi măsurătorile de performanţă se explică prin nevoia presantă de a demonstra finanţatorilor că:
- au nevoie de resurse;
- fac un management bun.

Primele manuale au apărut în S.U.A. şi Marea Britanie, urmate apoi de studii pe plan internaţional şi de implicarea organizaţiilor cu atribuţii de standardizare.

1998 - ISO 11620, Informare şi documentare - Indicatori de performanţă pentru biblioteci

Standardul internaţional a fost elaborat de un grup de lucru care a reunit 10 experţi din S.U.A. , Marea Britanie, Danemarca, Franţa, Germania, Norvegia, Africa de Sud, Suedia, Rusia. Între 1992- 1994 au existat 9 versiuni successive. Versiunea finală a fost adoptată în 1998.
Acest standard nu este limitat la un tip de bibliotecă, pune accent pe satisfacţia utilizatorilor, include indicatori ai eficienţei costurilor şi face o descriere clară a fiecărui indicator.

1996- IFLA, Măsurarea calităţii: Ghid internaţional de măsurare a performanţei în bibliotecile academice

Este o monografie elaborată de un grup de lucru al IFLA şi se referă la bibliotecile academice (universitare).
Pune accent pe indicatorii orientaţi spre utilizatori şi satisfacerea nevoilor lor.
Propune indicatori care măsoară fie performanţa globală, fie a unui serviciu sau activităţi specifice.

1995 - Comisia Europeană DGXIII - E3, Indicatori de performanţă şi instrumente manageriale pentru biblioteci

Este un studiu al tendinţelor aplicării tehnicilor de măsurare a performanţelor în bibliotecile europene. Nu este caracteristic pentru un anumit tip de bibliotecă şi ţine cont de specificul naţional şi local.
Studiul propune 9 categorii de indicatori şi măsurători de performanţă: contextul bibliotecii, personalul, puncte de servicii/ore de funcţionare, utilizatorii bibliotecii, utilizările bibliotecii, materiale de bibliotecă, serviciile de informaţii, împrumuturi interbibliotecare, facilităţi de bibliotecă.
Fiecare capitol include măsurători din care derivă indicatori.

1998 - Departamentul Arte şi Biblioteci, Consiliul Bibliotecilor şi Serviciilor de Informare, Anglia, Cheile succesului: indicatori de performanţă pentru biblioteci publice.

Manualul este bazat pe normele europene şi propune 16 indicatori, împărţiţi în 4 grupe: indicatori de performanţă operaţionali, indicatori de eficacitate, indicatori cost - eficienţă, indicatori de impact.

Alte iniţiative

Pentru că măsurarea performanţei este un subiect de actualitate în biblioteci, IFLA a luat iniţiativa în 1995 ca prin SECŢIUNEA BIBLIOTECI PUBLICE să se ocupe de măsurarea performanţei şi de toate dezvoltările care vor avea loc ulterior pe acest subiect. Problema măsurării performanţei a devenit parte a Conferinţelor Generale şi în plus a unei conferinţe - satelit care se desfăşoară anual în altă ţară decât ţara în care are loc Conferinţa Generală.
În 1997 la conferinţa - satelit de la Berlin, IFLA a decis să adopte subiectul Revizia standardelor IFLA pentru biblioteci publice în cadrul unui Program pe termen mediu 1998 - 2001 .

Situaţia în România

Datele statistice de bibliotecă comunicate prin Raportul statistic Cult 2 şi indicatorii care se practică în România se referă la:

Indicatori de bază

1. Numărul volumelor existente în bibliotecă.
2. Numărul volumelor intrate în bibliotecă în cursul anului.
3. Numărul volumelor eliberate cititorilor.
4. Personalul bibliotecii.
5. Posturi vacante.

Indici de activitate

1. Indicele de atragere la lectură.
2. Indicele de dotare.
3. Indicele de lectură.
4. Indicele de circulaţie.
5. Indicele de frecvenţă.

Caracterizarea situaţiei din România

- datele despre biblioteci sunt puţine ceea ce face imposibilă comparaţia;
- lipsesc datele financiare;
- raportările nu au ca bază o abordare per capita;
- colectarea datelor se face în cea mai mare parte manual;
- colectarea şi comunicarea datelor statistice corecte este un exerciţiu dificil;
- lipsesc criteriile de selecţie şi compilare a datelor;
- evaluările nu sunt orientate spre rezultate şi spre satisfacţia utilizatorilor;
- standardele nu au fost revizuite aşa încât să poată fi tangibile;
Toate aceste caracteristici argumentează încă o dată necesitatea cercetării pe care am întreprins-o prin Programul PROBIP - 2000.


IV. INDICATORI DE PERFORMANŢĂ PENTRU BIBLIOTECILE PUBLICE DIN ROMÂNIA

În perioada de monitorizare au fost selectaţi şi urmăriţi 34 de indicatori de performanţă. Pentru relevanţă şi operativitate în aplicare propune restructurarea şi diferenţierea lor în:

INDICATORI DE PERFORMANŢĂ PRINCIPALI

Se utilizează la nivel naţional pentru evaluarea activităţii bibliotecilor publice.

CONTEXTUL BIBLIOTECII

1. Cheltuieli curente per capita.
2. Cheltuieli pentru achiziţii:
a) per capita;
b) proporţia cheltuielilor pentru achiziţii (%).
3. Cheltuieli de capital per capita.
4. Cheltuieli pentru automatizare:
a) per capita;
b) proporţia cheltuielilor pentru automatizare (%).

PERSONALUL BIBLIOTECII

5. Personal la 1000 locuitori.
6. Proporţia personalului de specialitate (%).
7. Cheltuieli pentru personal:
a) per capita;
b) proporţia cheltuielilor pentru personal.

SERVICIILE PENTRU PUBLIC

8. Utilizatorii înscrişi ca % din populaţie.
9. Utilizatorii activi ca % din populaţie.
10. Cost per utilizator activ.
11. Vizite la bibliotecă:
a) per utilizator activ;
b) per zi.
12. Cost per vizită.
13. Circulaţia colecţiei.
14. Documente împrumutate:
a) per capita;
b) per utilizator activ;
c) per angajat.
15. Documente în stoc per capita.
16. Documente adăugate stocului per capita.
17. Rata de înnoire a stocului.

INDICATORI DE PERFORMANŢĂ SECUNDARI

Se utilizează la nivel local de către fiecare bibliotecă publică, care doreşte să obţină o evaluare mai aprofundată a activităţii.

CONTEXTUL BIBLIOTECII

1. Cheltuieli pentru manifestări culturale/evenimente:
a) per capita;
b) proporţia cheltuielilor pentru manifestări culturale/evenimente (%).

SPAŢIUL BIBLIOTECII

2. Spaţiul bibliotecii per capita.
3. Timp mediu de funcţionare pe saptămână.

SERVICIILE PENTRU PUBLIC

4. Proporţia utilizărilor de la distanţă.
5. Participarea la manifestări culturale/evenimente:
a) ca % din populaţie;
b) cost per participant.
6. Proporţia documentelor utilizate în bibliotecă (%).
7. Cost per împrumut.
8. Titluri adăugate stocului per capita (carte).
9. Exemplare adăugate per titlu adăugat (carte).
10. Număr de informaţii/referinţe la 1000 locuitori.

SERVICIILE TEHNICE

11. Timp mediu de prelucrare a documentelor.

SATISFACŢIA UTILIZATORULUI

12. Satisfacţia utilizatorului.


V. PROPUNERI PENTRU INDICATORII DE RESURSE

Din studiile de caz şi apoi din situaţia generală pe ţară am constatat că pentru bibliotecile publice din România nu putem propune încă standarde sau reglementări apropiate de cele europene pentru că, condiţiile economico-financiare şi situaţia legislative nu ne permit acest lucru. Dar suntem în măsură să propunem indicatori de resurse tangibil şi uşor de revizuit în momentul în care condiţiile menţionate mai sus se vor schimba.

Propunem (prin tabelul anexat) prin comparaţie cu recomandările internaţionale un set de indicatori de resurse care vizează:
- Personalul bibliotecilor
- Colecţiile bibliotecilor
- Achiziţia de documente
- Rata de înnoire a stocului.


VI. RECOMANDĂRI GENERALE

Finalizarea Programului PROBIP - 2000 a evidenţiat câteva aspecte care trebuie să stea în atenţia Ministerului Culturii, a managerilor de biblioteci, a finanţatorilor:
- corelarea politicii de achiziţii cu cea de eliminare a documentelor pentru a apropia colecţiile de o vârstă optimă;
- orientarea achiziţiei şi spre alte tipuri de documente în afară de cele tipărite (audiovizuale, electronice) şi procurarea echipamentelor necesare utilizării acestor documente;
- extinderea Programului Ministerului Culturii de dotare cu carte a bibliotecilor publice şi la alte tipuri de documente;
- realizarea unor consorţii de biblioteci în vederea achiziţionării de documente electronice;
- expunerea documentelor din colecţii la acces liber în proporţie de 70 - 90%;
- dezvoltarea serviciilor de rezervare de carte şi împrumut interbibliotecar;
- crearea cadrului legal pentru obţinerea de venituri din taxe;
- alocarea obligatorie de fonduri pentru automatizare;
- revizuirea periodică a standardelor;
- familiarizarea personalului cu tehnicile de măsurare a performanţei.

 

Cluj-Napoca,
22-23 iunie 2000
DOINA POPA
Coordonator Program PROBIP - 2000
Director Biblioteca Judeţeană "O. Goga" Cluj


ANEXA 1


Programul întâlnirilor de lucru, al informărilor la nivel naţional, al vizitelor, seminariilor şi simpozionelor pentru diseminarea informaţiei şi al colaborărilor internaţionale.


Întâlniri de lucru

1. 18.11.1997 - Bucureşti
2. 11.12.1997 - Cluj-Napoca
3. 16-17.06.1998 - Cluj-Napoca
4. 24-25.11.1998 - Piatra-Neamţ
5. 6-7.05.1999 - Brăila
6. 23-24.02.2000 - Constanţa

Informări la nivel naţional

1. 18-19.11.2000 - Buşteni - Conferinţa Naţională ANBPR
2. 23-24.02.2000 - Constanţa - Conferinţa trimestrială de lucru a directorilor de biblioteci judeţene

Vizite, sesiuni şi simpozioane pentru diseminarea informaţiei

1. 9.03.1998 - Biblioteca Judeţeană "Gheorghe Asachi" Iaşi - vizită
2. 10-11.03.1998 - Biblioteca Municipală "Bogdan Petriceicu Hasdeu" Chişinău - vizită
3. 1-2.06.2000 - Biblioteca "Transilvania" Chişinău- seminar
4. 22-23.06.2000 - Biblioteca Judeţeană "Octavian Goga" Cluj-Napoca - simpozion

Colaborări internaţionale

1998 - 2000 Colaborare la Programul European LIBECON 2000 pentru sectorul bibliotecilor publice din România.